DART User Guideline

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Lieferanten CSP Training Jabil P2P Einfhrung: Coupa Supplier Portal (CSP) Oct 2018 Agenda Einfhrung in Coupa Was ist Coupa? Wie profitiere ich davon?

Verbindung zum Coupa Supplier Portal Umsetzbare Lieferanten Benachrichtigung - Email Anhang Empfang und Ansehen von Bestellungen Besttigung einer Bestellung Erstellen einer Rechnung per Email Coupa Supplier Portal

Erhalt und Betrachtung einer Bestellung Besttigung einer Bestellung Erstellung einer Rechnung Rechnungs Status Aktualisierung des Lieferantenprofils Weitere Schritte Einfhrung in Coupa Was ist Coupa? Jabil hat Coupa als Technologie Platform ausgewhlt, um die Procure-to-Pay Prozesse zu

modernisieren und elektronische Transaktionen zu ermglichen Coupa gehrt zu den fhrenden E-Procurement Plattformen, die Kufer und Lieferant zusammenfhrt Coupa ist eine Internet basierende Lsung, um verschiedene Systeme miteinander zu verbinden (plug and play) Das Coupa Supplier Portal (CSP) wird von Jabil verwendet, um Hilfsmaterial, Services zu beantragen, Bestellungen aufzugeben und Rechnungen der Lieferanten zu erstellen

Das Coupa Supplier Portal (CSP) ist kostenlos Suppliers Kataloge, Workflow Bestellung, nderung Jabil 3 Weg Kontrolle Bestellbesttigung

Wie Sie davon profitieren? Durch die elektronische Zusammenarbeit mit Jabil steigern sie die Effizienz im Bestellprozess, reduzieren Fehler und halten eine bessere Verbindung mit Jabil Effiziente Rechnungs Verarbeitung (Bestellumwandlung) Sofortige Sichtbarkeit der Bestellungen und des Rechnungsstatus

Reduzierte manuelle Papierarbeit Convenient Better Cash Flow Reduced Manual Handling Reduces Supplier

Costs Accurate & Efficient Verbindung zum Coupa Supplier Portal Verbindung zu Jabil via Coupa Es ist essentiell, dass sich alle Lieferanten mit Coupa verbinden, um mit Jabil erfolgreich Geschfte abwickeln. Um sich fr CSP anzumelden, gibt es zwei Mglichkeiten: 1)

Einladung von Jabil: jeder der folgenden Schritte muss vom Lieferanten durchgefhrt warden, bevor er mit Jabil interagieren kann: Update Contact Details Accept Invitation from CSP Bekanntgabe der Lieferantenkontakte Bevorzugter Kontakt,

Bestellung Email, Rechnung Email, Bank Details Update Account Kommt automatisiert Benutzer von Coupa for hinzufgen Suppliers Profil erneuern Zugestellt an den

Profile bevorzugten Kontakt zusammenfgen Bitte Spam Ordner kontrollieren Muss eine spezifische Adresse sein Transact with Jabil Bestellungen empfangen Rechnung Zahlungsdetails

anzeigen Verbindung zu Jabil via Coupa 2) Email mit Bestelldaten: Sollten Sie mit Jabil ber Emailbestellungen kommunizieren und noch kein CSP verwenden, knnen Sie einen Account direkt ber die Emailbestellung (Link) erffnen Klicken Sie auf den Konto einrichten Button, um ein Konto direct im CSP anzulegen Anmerkung: Sind sie bereits mit CSP verbunden, sehen sie die Login Schaltflche statt Konto einrichten Coupa Supplier Portal (CSP) Einfhrung

Das unten angefhrte Mail erhalten Sie direkt vom Coupa Suppliers Portal. Bitte benachrichtigen Sie Ihre KollegInnen, auf diese Einladung zu achten und entsprechend zu handeln, sobald sie eingetroffen ist. Achtung: Die Einladung ist zeitlich begrenzt Ein System, zwei Methoden Als Lieferant haben Sie zwei Mglichkeiten, mit Jabil elektronisch zusammenzuarbeiten Via Email Benachrichtigung Via CSP Lieferantenbenachrichtig ung (Email) Abwicklung in Coupa via Email

Mit der Untersttzung von Coupe, knnen Lieferanten rasch Bestellungen erhalten und besttigen und direkt eine Rechnung legen und per Email verschicken Als Lieferant haben Sie die Mglichkeit direkt in Ihrer Inbox zu arbeiten, wenn Sie eine

Email Benachrichtigung ber eine neue Bestellungen erhalten haben Die Benachrichtigung enthlt auch Schaltflchen, mit denen Sie durch einen Klick Rechnungen erstellen, Besttigung des Erhalts oder Kommentare der Bestellung beifgen knnen Dabei mssen Sie sich nicht in ein anderes Portal oder auf einer Internetseite anmelden

Auch Lieferanten, die bereits bei Coupa angemeldet sind, knnen diesen Vorteil der Benachrichtigung nutzen Erhalt einer Bestellung via Email Ist die Emailadresse des Lieferanten hinterlegt, wird die Bestellung automatisch direkt an den Kontakt per Email versandt

Bestellungen erscheinen als Coupa Benachrichtigung in Ihrer Mailbox Bestellungen werden an die hinterlegte Emailadresse gesendet, nicht an den Hauptkontakt (auer diese sind identisch) Besttigung einer Bestellung via Email Die Bestellung ansehen und auf Besttigung Bestellung klicken, um den Erhalt zu besttigen Sie haben auch die Mglichkeit, einen Kommentar zu schreiben oder eine Rechnung direkt per Mail zu erstellen

Besttigung einer Bestellung via Email Coupa ffnet hierzu ein neues Browser Fenster. Sie sehen die Nachricht Bestellung besttigt in der Kopfleiste Eine Rechnung via Email erstellen Um diese Bestellung in eine Rechnung umzuwandeln, klicken Sie bitte auf Rechnung erstellen Eine Rechnung via Email erstellen Die Zahlungsempfngeradresse

erscheint auf dem Bildschirm. Whlen Sie die korrekte Adresse durch auswhlen aus Achtung: Ist nur eine Empfnger hinterlegt, wird dieser als voreingestellt angenommen und es gibt kein Auswahlfenster. Sollte kein Empfnger angegeben sein, werden Sie aufgefordert einen

einzugeben Sollte der richtige Empfnger nicht aufscheinen, whlen Sie bitte die Funktion Neuen Zahlungsempfnger erstellen Anmerkung: Wird ein neuer Zahlungsempfnger eingegeben, bleibt die Rechnung in der Warteschleife, bis der neue Empfnger vom Jabil AP Team besttigt wird Eine Rechnung via Email erstellen Auf dem Bildschirm bei Rechnung erstellen, bitte die Rechnungsnummer in das Feld Rechnung # eingeben Alle Pflichtfelder sind mit einem Stern gekeinnzeichent

Eine Rechnung via Email erstellen Scrollen sie hinunter bis zur unteren Sektion und stellen Sie sicher, dass alle Daten aktuell und korrekt sind, vor allem der Preis und die Menge Geben Sie die Versandinformationen ein Falls zutreffend, fgen Sie die anzuwendende Steuer in das vorgesehene Feld ein: Whlen Sie den entsprechenden Steuersatz vom

Auswahlmen aus und klicken Sie auf Berechnen Geben Sie den Steuersatz manuell ein Geben Sie den Steuerbetrag manuell ein Ein Kommentar an Jabil kann mit Kommentar hinzfgen ergnzt werden Eine Rechnung via Email erstellen

Nach dem Absenden erschein ein Pop Up, um zu besttigen, dass die Rechnung verschickt warden kann. Whlen Sie Rechnung versenden aus, um den Prozess abzuschlieen Anmerkung: Sobald Sie besttigen, kann die Rechnung nicht mehr gendert werden Coupa Supplier Portal (CSP) Email und CSP sind verbunden Sie werden ber den Status der Bestellung oder Ihrer Rechnung ber Email informiert Sie knnen ber die Schaltflche Online ansehen im Besttigungsmail den Status abfragen Erhalt & Ansehen der

Bestellungen Ohne Bezug auf die gesetzten Liefereinstellung, knnen Sie die Bestellungen im CSP ansehen Klicken Sie auf Bestellungen aus dem Auswahlmen Erhalt & Ansehen der Bestellungen Nach Aktualisierung der Seite, die zufreffende Bestellnummer aus der Liste der Bestellungen auswhlen. Oder Sie verwenden die vorhandene Suchfunktion Bestellungen besttigen

Die Seite aktualisiert sich, um die Bestell- und Lieferdetails anzuzeigen Klicken Sie auf die Besttigung Kontrollbox, um den Erhalt der Bestellung zu besttigen Sie knnen die Bestellung auch unter Ausdruck anzeigen oder ausdrucken Sie haben auch die Mglichkeit gleich hier eine Rechnung zu erstellen Rechnung erstellen ber das CSP Portal knnen Sie Rechnungen direkt aus den Bestellungen erstellen, hier als

Umwandlung Bestellung bezeichnet Klicken Sie auf Bestellungen aus dem Auswahlmen Rechnung erstellen Whlen Sie die Bestellung aus, die Sie in eine Rechnung umwandeln mchten In der Zeile der Bestellung knnen Sie unter der Spalte Aktionen das gelbe Mnz Zeichen auswhlen, um eine Bestellung in eine Rechnung umzuwandeln Rechnung erstellen Die Seite aktualisiert sich, um den Schirm zur Rechnungserstellung anzuzeigen Das Auswahl Zahlungsempfnger pop-up erscheint. Whlen Sie die bevorzugte Adresse aus und klicken Sie auf Besttigung Ist nur eine Adresse hinterlegt, wird diese als voreingestellt angenommen und es gibt kein Auswahlfenster. Sollte keine Empfnger angegeben sein, werden Sie aufgefordert den Empfnger einzugeben

Erscheint der korrekte Zahlungsempfnger nicht und Sie mchten einen einfgen, schlieen Sie das Pop Up Fenster, speichern Sie die Rechnung als Entwurf und fgen Sie einen neuen Empfnger ihrem Konto bei Achtung: Wenn Sie die Rechnung ohne Zahlungsempfnger bermitteln, wird die Rechnung zurckgehalten, bis der neue Zahlungsempfnger vom Jabil AP Team besttigt wird. Sie erhalten in jedem Fall eine Besttigung per Email

Rechnung erstellen Auf dem Schirm Rechnung erstellen, geben Sie bitte die Rechnungs # und das Rechungsdatum ein. Alle erforderlichen Feldeingaben sind mit einem Stern versehen Rechnung erstellen Scrollen Sie ans Ende der Seite, finden Sie weitere Eingabefelder Bei einer Bestellung von Waren: Geben Sie den Preis in das Feld Preis ein Geben Sie die Menge in das Feld Menge ein Rechnung erstellen . Bei einer Bestellung von Dienstleistungen: Geben Sie den Preis in das Feld Preis ein. Da es sich um Dienstleistungen handelt, mssen

Sie lediglich den Gesamtbetrag eingeben Rechnung erstellen . Geben Sie die Liefer- und Bearbeitungsinformationen ein Geben Sie die Steuerdetails ein Sofern notwendig, fgen Sie die Steuer folgendermaen ein: Whlen sie einen Steuercode unter dem Auswahlmen Steuercode aus und klicken Sie auf berechnen Geben Sie den Steuerschlssel manuell ein Geben Sie den Steuerbetrag manuell ein Rechnung erstellen Vor der bermittlung erscheint ein Pop Up Fenster

- Klicken Sie auf Rechnung senden sobald die Rechnung fertig gestellt wurde - Jegliche nderungen nach bermittlung mssten von Jabil selbst vorgenommen werden - Sollten noch Korrekturen notwendig sein, klicken sie bitte auf Bearbeiten Rechnung erstellen Nach der bermittlung aktualisiert sich die Seite, um den Bearbeitungsstand der Rechnung anzuzeigen. Anmerkung: Wurde die Rechnung mit einem neuen Zahlungsempfnger bermittelt, wird der Status auf In Warteposition gesetzt Um den Status der Rechnung zu ermitteln klicken Sie auf den Hyperlink in der Menauswahl Nachdem die Rechnung genehmigt ist und mit der Bestellung bereinstimmt, wird die Rechnung gem den Zahlungsbedingungen von Jabil oder den mit dem Lieferanten bereits Vereinbarten beglichen. Zahlungsdetails werden in Coupa und CSP angezeigt.

Rechnungsstatus Als Lieferant knnen Sie die folgenden Status im CSP einsehen: - Entwurf Ein Rechnungsentwurf, der noch nicht bermittelt wurde Bearbeitung Die Rechnung wurdde bermittelt und liegt Jabil vor Ausstndige Genehmigung Die Rechnung ist bei Jabil zur Genehmigung, mglicherweise wegen eines fehlenden Belegs oder Genehmigung Strittig Die Rechnung wird von der Buchhaltung beinsprucht Genehmigt Die Rechnung ist genehmigt und bereit zur Zahlung gem den vereinbarten Zahlungsbedingungen Ungltig Die Rechnung ist nach Genehmigung fr ungltig erklrt Zahlungsinformation

Als Lieferant knnen Sie den Zahlungsstatus fr jede einzelne Rechnung im CSP einsehen: - Ja Die Rechnung wurde gezahlt, Zahlungsdatum und Betrag scheinen auf Nein Die Rechnung wurde noch nicht gezahlt nderung der Profil Einstellungen Verfgbar sobald sie den Email Link geffnet haben oder sich im CSP angemeldet haben Klicken Sie auf Profil aus dem Men nderung der Profil

Einstellungen Firmendaten ndern Vervollstndigen Sie zu Beginn Ihr Firmenprofil: Klicken Sie Profil aus der Menleiste Klicken Sie auf Profil ndern

Geben Sie Ihre Firmendaten in das vorgesehene Feld ein Erforderliche Felder sind mit einem Stern markiert Klicken Sie auf Speichern

Anmerkung: Sobald ein Benutzer freigegen ist, kann er alle Bestellungen einsehen und Rechnungen schreiben Zahlungsempfnger hinzufgen Um einen Zahlungsempfnger hinzuzufgen: Klicken Sie auf Admin aus der Men Leiste und dann auf Einstellung ERechnung auf der linken Seite

Klicken Sie auf Rechtstrger hinzufgen Benutzer hinzufgen Berechtigen Sie verschiedene Benutzer Zugang zu dem Lieferantenkonto, um alle Aufgaben ausfhren zu knnen Klicken Sie auf Admin aus der Men Leiste,

dann auf Benutzer auf der linken Seite und schlielich auf Benutzer einladen Geben Sie die Email Adresse des Benutzers in das Textfeld ein und besttigen mit Einladung senden Sie knnen den Zugang auch beschrnken durch eine Checkbox unter dem Benutzernamen

Sie knnen Benutzer mit dem Lschkennzeichen wieder entfernen Benutzerzulassung Ein CSP Manager kann die Berechtigung der Benutzer vergeben und den Jabil Zugang gewhrleisten, Benutzerprofile definieren bzw. Einschrnken und spezielle Funktionen freischalten. Anbei die Berechtigungen: - - Alles Kompletter Zugang zu allen CSP Functionen, auer der Administration

Admin Kompletter Zugang zu allen CSP Functionen, auch der Administration. Keine Admin Benutzer knnen weiter das Benutzer Feld auf der Admin Seite einsehen und andere Benutzer einladen, jedoch keine bestehenden Benutzer ndern. Die Berechtigung auf der Einladung kann nicht die Berechtigung des Benutzers bersteigen, der die Einladung aussendet. Bestellungen Erlaubt die Ansicht und die Verarbeitung der Bestellungen des Kunden Rechnungen Erlaubt die Erstellung und das Versenden von Rechnugen an den Kunden Kataloge Erlaubt die Erstellung und Verarbeitung der kundenspezifischen elektronischen Kataloge. Profile Erlaubt die Vernderung der kundenspezifischen Profile Anmerkung: Alle Benutzer, ungeachtet ihrer Berechtigung, knnen ihr ffentliches Profil verndern ASNs Erlaubt die Erstellung und Versand der Versandnachricht - advance ship notice (ASNs) an den Kunden

Leistungs/Arbeitszeiterfassung Erlaubt die Erstellung und bermittlung von Leistungs- und Arbeitszeiterfassung passend zur Bestellung Weitere Schritte Weitere Schritte zur CSP Einfhrung Stellen Sie sicher, das Email zum CSP zu besttigen.

Aktualisieren Sie alle Profile and Verwaltungsinformationen im CSP sobald ihr Konto erstellt ist Schlieen Sie sich mit ihrer Buchhaltung zusammen. Leiten Sie diese Information an ihre Buchhaltung weiter und beziehen Sie diese in mgliche Telefonate mit ein Zusammenfas sung Hauptpunkte Coupa zentralisiert Jabils Beschaffungsprozess und versorgt unseren geschtzten Lieferanten etliche

Vorteile: - Sie knnen den Rechnungsstatus bzw. Zahlung online einsehen Viele Lieferanten haben ihre Onlineaktivitten ausgeweitet: Verwendung von Katalogen und Preisen, Erhalt und Besttigung von Bestellungen, Versand von Onlinerechnungen, Erstellung von ausgerichteten Katalogen (falls im CSP angelegt) und Kontrolle des Status der Zahlung Lieferantenerwartung: Online arbeiten (Papierlos) und Sicherstellung, dass jeder Bestellung eine Rechnung zugewiesen ist Rechnungen werden automatisch gezahlt (nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen) wenn der Rechnungsbetrag dem Bestellwert gleicht; keine

weiterer Jabil Mitarbeiter muss hinzugezogen warden (pnktliche Zahlung garantiert). Vielen Dank! Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte Jabil oder schicken Sie ein Email an [email protected]

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