Entwicklung Nordzucker von 1998 bis 2003

Entwicklung Nordzucker von 1998 bis 2003

Prozess-Integration durch Portaltechnik auf Basis von SAP Netweaver04 Torsten Niemietz, CIO Nordzucker AG, Braunschweig Stand 06| 2005 Agenda Nordzucker AG, Braunschweig Kennzahlen zur IT Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) SAP TV Ziel des Projektes Budget & Auswahlprozess Projektplan berblick (5 Themenbereiche) Status & Betrieb Live-Demo aus der Konserve

Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?) Warum SAP NetWeaver04? Fazit Agenda Nordzucker AG, Braunschweig Kennzahlen zur IT Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) SAP TV Ziel des Projektes Auswahlprozess Projektplan berblick (5 Themenbereiche) Status & Betrieb Live-Demo aus der Konserve Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?)

Warum SAP Netweaver04? Fazit Nordzucker in Zahlen Konzern Unsere Endverbraucher-Produkte (20% unseres Business) 1,3 Mrd. EUR Umsatz 2. grter Zuckerproduzent in Europa 3800 Mitarbeiter in 14 Werken in 5 Lndern 1,7 Mio. Tonnen Zuckererzeugung pro Jahr Werk Uelzen: 18.000 Tonnen Zuckerrben am Tag Kampagne von September bis Dezember Kennzahlen zur IT Ca. 60 IT-Mitarbeiter (Braunschweig, Zuckerwerke DEU und International) IT-Budget: ca. 10 Mio. konzernweit (<1% vom Bruttoumsatz) IT-Strategie steht auf den Sulen:

SAP (u.a. Netweaver) HP (Desktops, Itanium und Eva) Microsoft Ca. 1500 PCs und 800 SAP-User europaweit Wenig bis gar kein Outsourcing, aber ca. 1,0 Mio Consultingkosten (Projektuntersttzung) SAP TV Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) berblick Hintergrund & Mission (aus dem Projektauftrag, Dezember 2003) Einfhrung einer Portallsung mit dem Ziel: Verbesserung der internen Kommunikationsprozesse bei Nordzucker

Umfassende, gezielte und sichere Informationsversorgung Weniger Papier, mehr Workflow (Self Services ESS, MSS) Verlagerung von wesentlichen Teilen der Arbeitsprozesse auf/in die IT Verringerung und Beschleunigung der Prozess-Schritte Das Nordzucker Portal: Ist mittels Single Sign On (SSO) der zentrale Einstiegspunkt fr jeden PC-Anwender Stellt dem Mitarbeiter alle fr seine Arbeit notwendigen betrieblichen Informationen bereit Ermglicht dem Mitarbeiter die von ihm fr die betrieblichen Ablufe notwendigen Daten in die Nordzucker IT Systeme einzupflegen Ist anders formuliert eine individualisierte Nordzucker Homepage fr jeden Mitarbeiter Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)

berblick Auswahlprozess, Budget, Hardware Ausschreibung im Okt./Nov. 2003 SAP, itelligence und IS4/Melitta Entscheidung fr SAP im Dez. 2003 Warum SAP: Bermuda-Dreieck vermeiden Budget: Hardware fr HP Itanium > 1,0 Mio. Consulting SAP > 0,7 Mio. Leitungskosten fr 8 Werke (2 MB-Anbindung) ca. 0,25 Mio. / Jahr

Projektkosten ca. 2,0 Mio. Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) berblick Projektplan Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) berblick Projektplan 27.01.04: Kick-Off 30.04.04: Genehmigung Business Blueprint/Fachkonzept zu wenig Zeit! 03.05.04: Beginn der Installations- und Programmierarbeiten 19.07.04: Beginn der Tests 11.10.04: Beginn der Schulungen 08.11.04: TIP live fr den Standort Braunschweig (ca. 200 Mitarbeiter) 15.11.04: Abschaltung der CM-Komponente

15.02.05: TIP wieder im vollen Umfang live 06.07.05: Kick-Off-Phase II, Werke 31.10.05: Projektantrag fr Phase II, Werke 31.08.06: TIP wird auf die Zuckerwerke ausgeweitet (ca. weitere 1.000 Mitarbeiter) Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal)

berblick 5 Szenarien/Funktionen 1. Fr den Anwender wirkt das Portal wie ein System Single-Sign-On (SSO)-Technologie Einbindung der Backend-Systeme SAP R/3 und MS-Office/Outlook (u.a.) Mehr Workflow, weniger Papier Urlaubsantrag, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen (u.a.) ESS, MSS-Szenarien (Employee/Manager Self Services) Einfhrung der CM-Komponente (Content-Management) Abschaffung des Public Drives F:\ und der ffentlichen Ordner in Outlook Projektzeitenerfassung mit CATS Abschaffung der Excel-basierten Projektzeiterfassung in Braunschweig Virtuelle Projektrume/Collaboration Vereinfachtes Arbeiten ber Abteilungsgrenzen hinweg 2.

3. 4. 5. Szenario I: Fr den Anwender wirkt das Portal wie ein System Single Sign On einmalige Anmeldung am Computer und Einbindung der Backend- Systeme SAP, Office, etc. Einmalige Eingabe des Passworts User ist authentifiziert ber Logon-Tickets Einbindung der Backend-Systeme SAP R/3 und MS-Office/Outlook (u.a.) Excel, Powerpoint, Word, Outlook, SAP bleibt wie bisher Nach Verlassen der Applikation ist man im Portal zurck Vorteile:

20% weniger HelpDesk-Calls, dadurch Personaloptimierung Weniger Schulungskosten (z.B.: CRM-Report ins Portal eingebunden) Client-Ausstattung praktisch wartungsfrei und unternehmensweit identisch Auch nicht-SAP-Systeme werden ber das Portal integriert Szenario II: Mehr Workflow, weniger Papier Workflow anstelle von Papier: Urlaubsantrge, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen ber Self Services (ESS/MSS) ESS-Szenarien (Employee Self Service) u.a.: Who is who / Mitarbeiterverzeichnis Workflow: Urlaubsantrag, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen (u.a.) Abwesenheitsbersicht MSS-Szenarien (Manager Self Service) u.a.:

Gehaltsbersicht, Informationen ber das eigene Team berstundenantrag, Workflow-Genehmigung, Erinnerung an Geburtstage und Dienstjubilen Vorteile (u.a.): deutliche weniger Papier Keine redundante Dateneingabe mehr (Bsp.: RK-Abrechnung) Kontrolliertes Feedback Szenario III: Content-Management (CM) Einfhrung eines Content-Management-Systems (CM)

Outlook FileServer Outlook Info F:\, P:\ E-mail Features (u.a.): Subskribierung Time based Publishing Persnliche Notizen Gestern:

Heute: Content Management SAP EP 6.0 Suche: Baumstruktur Verschlagwortung / Taxonomie T-Rex Szenario IV: Projektzeitenerfassung (mit CATS) Vereinfachte Projektzeitenerfassung ber Cross Applikation Time Sheets:

Ersetzt eine alte Excel-Dateierfassungsmaske Weitere Einsatzmglichkeiten fr CATS werden geprft Vorteile: keine redundanten Eingaben kein Medienbruch Szenario V: Virtuelle Projektrume / Collaboration Vereinfachtes Arbeiten ber Abteilungsgrenzen hinweg: Raum erstellen, Raum betreten Ein Raum ist mehr als ein Projektordner, u.a.: Schwarzes Brett, Aufgaben, Chat, Umfrage Real-time Collaboration ermglicht das gleichzeitige/simultane Arbeiten an

Dokumenten auch ber Standortgrenzen hinweg (ab Phase II, Werke) Beispiel: gleichzeitiges Arbeiten an einer PPT-Datei vom Werkleiter (in Uelzen) und Produktionsdirektor (in Braunschweig) Vorteile: Funktioniert ohne IT-HelpDesk und Support Schnelleres, effizienteres Arbeiten in Projekten (-Ordnern) mglich (auch ad-hoc) Einsparung von Reisekosten (realtime Collaboration) Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten mglich (realtime Collaboration) Status TIP & Betrieb Status:

Produktiv-Start am Mo., den 08.11.2004 um 06:00 Uhr Sehr geduldige, verstndnisvolle Anwender Es ist nie davon auszugehen gewesen, dass alles rund luft in den ersten Tagen Trotzdem ist der rger auf beiden Seiten hoch wg. der Performance-Probleme CM-Komponente wurde vorrbergehend abgeschaltet Neues Live-Datum am 15.02.2005 SAP und HP: hchste Eskalationsstufe erreicht Fehler im Zusammenspiel CM/Portal unter Unix und Windows Filesystem F:\ Betrieb: deutlich mehr Systeme und Abhngigkeiten verkomplizieren die Administration das Einspielen von Updates ist derzeit noch immer mit ca. einem Tag Ausfallzeit verbunden; kaum haltbarer Zustand bei hoher Update-Frequenz (wird besser) Service-Einschrnkungen (Recovery von Einzeldokumenten aus CM nicht mehr mglich) Demo TIP Pros & Cons

(Was war gut? Was war weniger gut?) PROS: Hervorragendes Sponsoring durch einen Vorstand mit erheblichem Engagement Genauso hervorragendes Sponsoring von SAP (Consulting & Marketing) Projektleitung hoch aufgehngt; hier CIO als Mitglied der erweiterten Geschftsleitung Ramp-Up-Begleitung durch SAP mit direktem Durchgriff auf die Produktentwicklung Einbindung der wichtigsten Fachbereiche ber Projektgruppen-Mitglieder umfassende interne Kommunikation/Marketing Sehr aktive Einbindung des Betriebsrates (vgl. BSS) Schulungen durch Mitarbeiter aus dem Business CONS: Portal-Software war in einem Vor-Beta-Stand, reifte erst im Projekt Updates behoben zwar Fehler, produzierten aber auch neue Lasttests ergaben keine aussagefhigen Resultate Downtime bei Updates zu lang Updates fast all 3-4 Wochen, nicht kumulativ Knowhow-Transfer in die eigene IT in einem Ramp-Up-Projekt ist sehr schwierig Fehlende Transparenz der Rechnungsstellung durch SAP Consulting

Warum SAP Netweaver04? IT bei Nordzucker ist seit 1993 auf SAP R/3 ausgerichtet; somit war SAP Netweaver04 ein nchster logischer Schritt SAP ist ein Teil der IT Strategie SAP sieht in der Nordzucker AG eine gute Referenzadresse fr den gehobenen Mittelstand Nordzucker ist zur Zeit bei der SAP AG Referenzkunde fr EBP 3.5, CRM 4.0, EP 5.0 und nun auch Netweaver04 (EP 6.0, WAS 6.40 und XI 3.0) Es wurden mit der SAP umfangreiche Marketingaktivitten durchgefhrt SAP fhlt sich bei uns wohl und wir fhlen uns von der SAP gut betreut Nordzucker glaubt, dass es richtig ist, dem Marktfhrer zu folgen

Fazit Solche Early Bird Projekte/Ramp-Up Projekte muss man mit SAP machen Es ist kaum externes Knowhow verfgbar Selbst die SAP lernt an ihren eigenen Produkten Auch innerhalb der SAP sind Ressourcen schwierig zu bekommen >2 Partner bedeutet immer Reibungsverluste (Bermuda-Dreieck) Vorstandssupport extrem gut bei Nordzucker Ist ein Success-factor Ist notwendig fr das Gelingen eines solch groen Projektes ROI ist kaum rechenbar Somit muss das Projekt politisch gewollt sein Mitarbeiter fangen nun an, die Vorteile von TIP zu erkennen, insbesondere bei: ESS/MSS weniger Papier, schnellere Prozesse TOP-Hit: Zeitnachweis Collaboration SAP Netweaver04 ist und war die richtige Entscheidung

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