Les séminaires 3D Pour des évènements dédiés à la prise de ...

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Lanalyse de la valeur des projets informatiques Un nouveau dialogue permanent entre la direction de projet et les utilisateurs cls Livre blanc Janvier 2019 LA MATRISE DE LA VALEUR DES PROJETS INFORMATIQUES Si nul ne saurait discuter aujourdhui du rle jou par les utilisateurs dans un projet informatique, cette participation active ne garantit pas pour autant un haut niveau de satisfaction. Il ne reste pas rare de voir : Des fonctionnalits sous-utilises aprs leur mise en production; Des attentes initiales ngliges, voire abandonnes au cours du projet; Des arbitrages financiers rendus tout au long du projet en fonction du budget disponible, sans mesurer les impacts sur le business case initial; Des quipes techniques davantage focalises sur la recette contractuelle de leur travaux plutt que sur leur valeur effective pour lutilisateur final; Des utilisateurs finaux peu impliqus sur les cots de projet que souvent ils ne supportent pas directement. Ces dceptions crent invitablement des tensions entre le DSI et ses clients internes, chacun sattachant bien entendu dmontrer la responsabilit de lautre dans la russite en demi-teinte des projets.

Ces changes sont dautant plus striles que la valeur attendue du projet nayant pas t prcisment dfinie au-del dun ROI trs global, la perception du rsultat est souvent plus affaire de politique que de trsorerie. Enfin, les utilisateurs oublient trop souvent quils doivent aussi amender leurs pratiques pour tirer le meilleur parti de leur outils, et quainsi leur participation un projet dpasse largement le cadre de lexpression de besoin et des recettes : lutilisateur doit tre plus acteur que client du systme quil coconstruit avec la DSI. Lanalyse de la valeur pose les termes dun dialogue renouvel sappuyant sur : Le mesure dtaille de la valeur attendue du futur outil, associe son cot projet Le pilotage prcis tout au long du projet de la valeur perue par les utilisateurs; Le suivi de plans dactions Il installe dans les DSI une nouvelle relation plus objective entre : Les responsables de projets en charge dapporter la meilleure rponse technologique aux besoins de lorganisation; Les utilisateurs en charge de tirer le meilleur parti de la technologie pour amliorer leur propre performance; Le tout, dans un modle conomique partag et optimis Laurent Paumelle Associ +33 6 08 60 43 90 [email protected] L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 2

SOMMAIRE La matrise de la valeur de vos projets 1 Les enjeux de lanalyse de la valeur 3 2 Le dploiement du dispositif Le modle de donnes L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 3 SOMMAIRE La matrise de la valeur de vos projets 1 Les enjeux de lanalyse de la valeur Notre offre danalyse de la valeur des projets informatiques vise

crer un nouveau partenariat entre : Les directions de projets en charge dapporter la meilleure rponse technologique aux besoins de lorganisation; Les utilisateurs en charge de tirer le meilleur parti de la technologie pour amliorer leur propre performance; 1.1 La finalit de la dmarche 1.2 Le primtre 1.3 Loutillage de la dmarche le tout, dans un modle conomique partag et optimis La force de loffre danalyse de la valeur rside autant dans la mthodologie que dans son intgration dans un outil capable de maitriser lensemble des concepts et de les associer aux fonctionnalits plus classiques du pilotage budgtaire. Cet outil est n dun partenariat entre Kertios Consulting et Ewalia, diteur de loutil Wallaris. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 4 1. Les enjeux de lanalyse de la valeur LA FINALIT DE LANALYSE DE LA VALEUR Dans son sens classique, lanalyse de la valeur vise optimiser le rapport entre, dune part, la valeur ajoute dun produit ou dun service et, dautre part, son cot de conception et de mise en uvre. La matrise des quilibres du projet

Cette analyse conduit : rduire les cots la hauteur de la valeur ajoute vise ; Et/ou augmenter la valeur dusage pour amortir ces cots. Dans le cadre dun projet informatique, lanalyse de la valeur a un double enjeu : Sassurer de la mise en uvre effective des avantages initiaux identifis dans le business case (ROI) . Effectuer les arbitrages ncessaires au respect du budget initial Lanalyse de la valeur dun projet informatique vise comparer tout la valeur ajoute initialement attendue par les utilisateurs et la valeur perue tout au long du projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 5 1. Les enjeux de lanalyse de la valeur UN PROJET INFORMATIQUE NE VAUT QUE PAR LUSAGE QUI EN EST FAIT Si, dans le cadre habituel des projets, les utilisateurs sont troitement associs la conception de loutil et sa recette, il nest pas rare de voir : Des fonctionnalits sous-utilises aprs leur mise en production;

Des attentes initiales ngliges, voire abandonnes au cours du projet; Des arbitrages financiers rendus tout au long du projet en fonction du budget disponible, sans mesurer les impacts sur le business case initial; Des quipes techniques davantage focalises sur la recette contractuelle de leur travaux plutt que sur leur valeur effective pour lutilisateur final; Des utilisateurs finaux peu impliqus sur les cots de projet que souvent ils ne supportent pas directement. Le dispositif danalyse de la valeur couvre toutes les dimensions dun projet, bien au-del des seules technologies mises en uvre dont les consquences doivent pouvoir se mesurer dans les processus, lorganisation et le modle conomique L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 Parties prenantes Prvisions/ralisations Processus Technologies 6 1. Les enjeux de lanalyse de la valeur LAPPORT DE LOUTIL WALLARIS

Loutil Wallaris conu initialement pour laborer et piloter les budgets informatiques (projets, quipes), intgre galement lensemble des fonctionnalits ncessaires au pilotage de la valeur, et en particulier : Le modle de donnes relatives la valeur attendue; Le calcul du cot complet des fonctions (rpartition analytique des budgets prvisionnels et rallous entre les diffrentes fonctions); Le modle de donnes relatives la valeur perue; La possibilit pour les utilisateurs et le directeur de projet de suivre lvolution de la valeur perue et les plan daction successifs permettant damliorer lappropriation de loutil par ses utilisateurs. Ce dispositif ajout lensemble de fonctionnalits classiques de pilotage budgtaire (autorisation, rallocations, suivi des marchs, engagements et factures) offre au directeur de projet la possibilit de suivre lavancement des travaux, mais galement deffectuer tous les arbitrages financiers en fonction des enjeux utilisateurs. Loutil par son ouverture permet de partager tout ou partie de ces informations avec les utilisateurs dans le cadre dun partenariat o chacun est contributeur de la valeur finale du projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 7 SOMMAIRE La matrise de la valeur de vos projets Valeur attendue Valeur perue Livraison 1

2 2.1 La valeur attendue Le modle de donnes Livraison n Fonctions impactes 2.2 La valeur perue Objectifs poursuivis Enjeux quantitatifs et qualitatifs Budget par fonction L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 8 2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue LA VALEUR ATTENDUE : PRINCIPE GNRAL DE LAPPROCHE Lanalyse de la valeur dun systme dinformation vise comparer le cot des fonctionnalits leur valeur ajoute sur la performance de lutilisateur.

Cette performance peut tre analyse en termes de rsultats (atteinte des objectifs de lutilisateur) et /ou doptimisation des moyens pour atteindre ces rsultats. Idalement, on dgage un solde montaire net (ROI) entre le cot de la fonctionnalit et la valeur retire (recette supplmentaire ou conomie de cot). En labsence de donnes quantifiables, ce qui est le plus frquent pour des fonctions support sans lien direct avec le march, on retient des lments plus qualitatifs. Fonction utilisateur Fonctionnalit du SI Cot projet de la fonctionnalit Augmentation de la valeur ajoute de la fonction La pertinence de lapproche repose, la fois, sur la capacit : daffecter le plus directement des cots une fonctionnalit; dtablir un lien direct entre cette fonctionnalit et la nouvelle valeur ajoute de la fonction correspondante; le tout, en restant sur un nombre raisonnable dlments analyser. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 9

2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue LA VALEUR ATTENDUE - FONCTIONS Chaque fonction est associe un responsable (DG, DAF, Direction mtier, ) qui porte les enjeux de la fonction. Cet utilisateur-cl est en charge de la construction du business case attach cette fonction et du suivi de sa mise en uvre dans le cadre du projet. Il est ainsi responsabilis la fois sur la recette technique de loutil ET sur son dploiement en conformit avec les avantages attendus initialement. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 10 2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue LA VALEUR ATTENDUE LES OBJECTIFS Un objectif peut tre associ plusieurs fonctions. Ses principaux attributs sont : sa catgorie : cette classification permet de regrouper les objectifs par grands enjeux stratgiques de lorganisation Son type : lobjectif peut concerner lensemble de la direction ou tre spcifiques un secteur, service, mtier particuliers,. Sa finalit : on distingue les objectifs de rsultats visant amliorer la performance (nouveaux clients, nombre de dossiers traits, CA, dlais.) et les objectifs de moyens visant optimiser les ressources mises en uvre (charge de travail, cots de sous-traitance, Sa nature : un objectif peut porter des enjeux qualitatifs ou quantitatifs, voire les deux. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

11 2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue LA VALEUR ATTENDUE LIENS ENTRE FONCTIONS ET OBJECTIFS Lassociation dobjectifs chaque fonction permet de dfinir prcisment les enjeux du projet sur cette fonction avec : Le dtail des enjeux qualitatifs et quantitatifs Une valuation de lenjeu de la porte de lenjeu (1 4) Ces deux lments permettent de positionner globalement limpact du projet sur la fonction selon les deux axes moyens et rsultats sur la matrice des enjeux Rsultats Fort F4 Moyen Faible Moyens L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 12 2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue VALEUR ATTENDUE SYNTHSE DES ENJEUX DU PROJET La matrice des enjeux consolids pour toutes les fonctions permet de

positionner synthtiser les enjeux du projet pour toutes les fonctions impactes Ref Fonctions F1 Dcider des investissements informatiques F2 Mettre en uvre les changements organisationnels et oprationnels F3 Vrifier lavancement des projets informatiques F4 Effectuer le contrle budgtaire sur les projets informatiques Fn Rsultats

Fort F1 F3 Faible F2 Moyen F4 Moyens L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 13 2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue VALEUR ATTENDUE : LA VALORISATION DES FONCTIONS Cot complet Module C Autres Autres cots rpartir

rpartir Rpartition Rpartition 22 cots cots indirects indirects Gestion Gestion de de projet projet Rserve Rserve budgtaire budgtaire L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 Fonction 1 Fort Fonction 2 F1 rsultats Objectifs Objectifs de de rsultats

La direction de projet est ainsi en mesure darbitrer entre le cot projet de la fonctionnalit et les bnfices attendus en termes de moyens et/ou de rsultats. Module B couts directs directs Rpartition Rpartition 11 couts Loutil permet dorganiser une comptabilit analytique simplifie permettant de rpartir le cot des projets entre les diffrentes fonctions utilisateurs. Module A Valeur attendue F2 Fonction n Rserve Rserve budgtaire budgtaire

Faible Objectifs de moyens 14 2.1 - Le modle de donnes Valeur attendue VALEUR ATTENDUE SYNTHSE DES ENJEUX VALORISS DU PROJET La matrice des enjeux consolids pour toutes les fonctions et valoriss est linstrument essentiel des arbitrages qui devront tre raliss tout au long du projet la mise en place des fonctionnalits forts enjeux sera priorise; Des dpassements budgtaires sur des fonctions faible enjeux seront troitement surveills. Ces analyses sont produites sur la base du budget initial tel quapprouv et sur le budget oprationnel rsultant des arbitrages financiers effectus par la direction de projet L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 15 SOMMAIRE La matrise de la valeur de vos projets Valeur attendue Valeur

perue Livraison 1 Livraison n 2.1 La valeur attendue 2 Le modle de donnes 2.2 La valeur perue L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 Mesure Mesure de de lappropriation lappropriation Mesure Mesure de de lappropriation lappropriation Plan daction

Plan daction Budget Budget actualis actualis par par fonction fonction Budget Budget actualis actualis par par fonction fonction 16 2.1 - Le modle de donnes Valeur perue LA VALEUR PERUE : PRINCIPE GNRAL DE LAPPROCHE La valeur perue mesure lappropriation chez les utilisateurs de loutil livr dans le cadre du projet. Il ne sagit donc pas de mesurer uniquement la valeur intrinsque de loutil, mais bien son usage effectif par son utilisateur cl (le taux dappropriation dune fonctionnalit livre, mais non utilise sera infrieur 100%). Livraison 1 Mesure (X%)

Chaque livraison partielle de loutil est loccasion de raliser une ou plusieurs mesures de la valeur perue par les utilisateurs et ainsi de piloter la trajectoire du projet. Chacune des mesures fait lobjet dun plan daction tabli par le directeur de projet pour rectifier, amliorer ou amplifier le dploiement des fonctionnalits raliser dans la cadre de la livraison suivante. Plan daction Livraison 2 Lappropriation de loutil est lindicateur cl du succs dun projet car elle est LA condition dterminante pour la mise en uvre effective du business case initial L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 17 2.1 - Le modle de donnes Valeur perue LA VALEUR PERUE LES LIVRAISONS Une livraison est un vnement cl dans un projet qui caractrise un tat de loutil qui sera la base des mesures effectues par les utilisateurs. Ses principaux attributs sont : Sa description permettant de cerner au mieux le primtre de fonctionnalits sur lesquelles les utilisateurs vont exprimer leur perception de la valeur Son type : livraison partielle, patch, versions du progiciels, nouveaux dveloppements, fin de phase/lot,

L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 18 2.1 - Le modle de donnes Valeur perue LA VALEUR PERUE LES LIVRAISONS Chaque mesure de la valeur perue est rattache une fonction et une livraison. Ces mesures peuvent tre ralises dans des contextes divers (comit de pilotage, comit de la valeur, groupes de recettes, .), Elle se traduit par un taux de mise en place des volutions attendues dans lorganisation de lutilisateur. Cette appropriation est commente. Elle fait lobjet dun ventuel plan daction fix par le directeur de projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 19 2.1 - Le modle de donnes Valeur perue LA VALEUR PERUE SYNTHSE Par livraison : Par fonction : L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 20

2.1 - Le modle de donnes Valeur perue LA VALEUR PERUE LA TRAJECTOIRE GNRALE La trajectoire gnrale propose en permanence un tat davancement du projet croisant les fonctions classes selon la valeur attendue avec les le taux dappropriation. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 21 SOMMAIRE La matrise de la valeur de vos projets Le mise en uvre dun dispositif danalyse de la valeur sinscrit pleinement et sans surcots dans la gestion de projet Les nouvelles analyses requises peuvent tre ralises dans le cadre dune mthodologie classique ou plus innovante comme la dmarche Agile. 3 Le dploiement du dispositif Si, en thorie, rien ne soppose au dploiement de ce dispositif sur lensemble des projets informatiques, il est possible de le rserver pour certains types de projets particulirement sensibles. 3.1 Lanalyse de la valeur et les

mthodologies de conduite de projet 3.2 Les projets ligibles 3.3 Les enjeux de changement 3.4 Lapproche prconise Enfin, ce dispositif visant construire une nouvelle relation entre les quipes projet et les utilisateurs, son dploiement doit reposer sur une stratgie de conduite de changement permettant de vaincre les rsistances individuelles ou collectives. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 22 3. Le dploiement du dispositif LINTGRATION DU DISPOSITIF DANALYSE DE LA VALEUR DANS LES MTHODOLOGIES Le dispositif danalyse de la valeur ne gnre pas de surcots de gestion de projet. Un fois fixe larborescence de fonctions et des objectifs qui seront la maille lmentaire danalyse des besoins, le dispositif danalyse de la valeur ne fait quobliger les utilisateurs pousser dun cran leur rflexion sur les enjeux qualitatifs / quantitatifs de leurs demandes. Ce travail seffectue dans le cadre des ateliers dexpression de besoins. Si le dispositif impose la saisie des donnes budgtaires initiales et leur mise jour, il najoute pas une charge de travail particulire la PMO du projet qui le fait le plus souvent sur loutil de gestion de projet voire, et cest lhypothse la plus frquente, sur Excel. Le suivi des dpenses relles est optionnel, mais savre trs utile dans des environnements grant le projet sous Excel. Loutil peut en tout tat de

cause tre interfac au systme comptable de suivi des achats. Le suivi de la valeur perue se fait soit dans le cadre des ateliers de recette ou encore dans le cadre des comits de projets ou de pilotage. Les restitutions offertes par Wallaris sont le plus souvent annexes aux compterendu des instances du projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 Expression de besoins Dveloppement Valeur attendue Reprise des donnes de pilotage budgtaire Recettes Valeur perue Alignement organisationnel 23 3. Le dploiement du dispositif LES PROJETS LIGIBLES Lapport dun dispositif danalyse de la valeur est proportionnel au cot du projet et aux innovations quil emporte pour les utilisateurs.

Innovation Eligibilit Plus le cot du projet est important et plus le pilotage fin de ce budget rapport aux avantages attendus, prend son sens pour lorganisation. De la mme manire, les innovations offertes par le projet emporteront de profonds changements dans la pratique interne. Les enjeux de ces changements doivent tre mesurs initialement et leur dploiement vrifi pendant le projet. A linverse, il sera en gnral peu pertinent de retenir le dispositif danalyse de la valeur pour des projets de maintenance ou de remplacement technique doutils sans de rels impacts sur le fonctionnement interne. En dehors de ces deux critres, il est aussi possible de voir dans lanalyse de la valeur un moyen de rtablir un dialogue entre une direction de projet et ses utilisateurs, sur un projet en cours qui se droulerait dans des conditions difficiles. Dans cette hypothse, loutil est alors conu pour revenir aux fondamentaux du projet : Que voulions-nous initialement ? Quavons-nous aujourdhui ? Budget Quaurons-nous demain lissue du projet ? L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 24 3. Le dploiement du dispositif LES ENJEUX DE CHANGEMENT Lintroduction dun dispositif danalyse de la valeur est un changement important dans la culture de gestion de projet au sein des organisations. Les points de

rsistance les plus rpandus trouvent leur origine dans les jeux de pouvoir internes et dans les pratiques et outils budgtaires. Les relations entre les utilisateurs et les directions de projets sinscrivent dans un rapport de forces propre chaque organisation : Le jeu de pouvoirs entre utilisateurs et DSI Plus lutilisateur est dominant, et plus il cherchera obtenir des services informatiques en minimisant ses engagements sur le projet; Plus linformatique est dominante, et plus elle cherchera minimiser ses services en se focalisant sur le jeu classique des recettes, sans simpliquer sur le dploiement effectif chez lutilisateur. Analyse de la valeur Le dispositif danalyse de la valeur vise tablir un nouvel quilibre entre les deux parties prenantes en objectivant les contributions respectives au succs partag du projet Moins les utilisateurs supportent le cot final du projet, et plus ils rsisteront ce type de dispositif leur imposant un nouveau jeu de contraintes financires, avec la cl des ventuels arbitrages qui pourraient leur tre dfavorables Moins les quipes projets disposent de donnes de pilotage budgtaire, et plus ils redouteront que ce dispositif ne leur cre de nouvelles contraintes / charges de travail.

Les pratiques et outils de pilotage budgtaire L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 Loutil laisse toute latitude pour fixer la prcision de ce suivi qui peut donc tre dtermine partir des donnes disponibles dans chaque organisation. 25 3. Le dploiement du dispositif LAPPROCHE PRCONISE Un dispositif danalyse de la valeur se dploie habituellement en trois tapes : 1. La preuve du concept pour convaincre le sponsor du projet de la qualit de la rponse de loutil ses attentes. Cet exercice peut se raliser dans un temps trs court (2/3 semaines) sur un projet en cours avec : a) b) c) La saisie des donnes budgtaires et les ralisations (macrodonnes) Lidentification dune fonction utilisateur impacte par ce projet Lentretien avec un utilisateur cl de cette fonction pour analyser sa valeur attendue et son niveau actuel dappropriation POC

Projet Pilote 2. Le projet pilote pour convaincre lorganisation de lefficacit du dispositif. Le projet choisi sera dans lidal un projet en cours rencontrant des difficults. Les travaux auront pour objectif de reconstituer les lments de la valeur attendue initialement, analyser le degr dappropriation actuel et proposer en convergence avec les utilisateurs et la direction de projet des rorientations daction pour la fin de projet. Portefeuille annuel des projets ligibles 3. Une fois la force du dispositif dmontre sur le projet pilote, le sponsor arrte une politique globale dutilisation du dispositif et dtermine le portefeuille annuel des projets ligibles ce dispositif. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019 26

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